Så minskar du dom privata resorna med era företagsbilar
Det kan bli en dyr nota om en tjänstebil används felaktigt för privata resor – både för den som kör och för arbetsgivaren. Trots detta använder många personer företagets servicebilar även utanför ordinarie arbetstid. Anledningarna till detta är många. Det kan röra sig om att man har bristfällig information kring hur regelverket de facto ser ut. Det kan även handla om att de som kör inte känner något direkt ansvar för de bilar och fordon som företaget äger – eller att man som förare inte helt och hållet känner till vilka konsekvenserna kan bli.
Vad räknas som en tjänstebil?
Ordet tjänstebil används ofta lite slarvigt för att beskriva flera olika typer av bilar som används i jobbet. Enligt Skatteverket är dock reglerna tydliga:
Tjänstebil (eller det vi valt att kalla företagsbil) är en bil som endast får användas i tjänsten. Den är avsedd för arbetsresor och får inte köras privat annat än i mycket begränsad omfattning (t.ex. hem–jobb).
Förmånsbil är däremot en bil som anställda får använda både i jobbet och privat. Eftersom den privata användningen räknas som en löneförmån, är den också skattepliktig.
För att undvika missförstånd har vi därför valt att använda begreppen företagsbil (endast för tjänstebruk) och förmånsbil (som även får användas privat). Det gör det enklare att förstå vad som gäller – både för arbetsgivare och förare.
Så använder du en företagsbil
Om du har tillgång till en företagsbil ska den främst användas för tjänsteresor, till skillnad från förmånsbil. Dock får man lov att använda en företagsbil för privat körning i en liten omfattning, vilket i praktiken innebär högst tio tillfällen per år och med en total körsträcka på max 1 000 kilometer. Överskrids detta kan man som förare riskera att bli skyldig att betala så kallad förmånsskatt. Arbetsgivaren å sin sida riskerar att få betala arbetsgivaravgifter om de skulle bli granskade av Skatteverket. Värt att notera här är att resor som går mellan bostad och arbete samt hemresor på en helg från en annan ort för det mesta räknas som just privata resor. Har du däremot förmånsbil är det också viktigt att ha stenkoll på hur många kilometer du åker i privat och i tjänsten. Om du kör 30 000 kilometer eller mer i tjänsten under ett så kallat kalenderår kan du få ett lägre förmånsvärde, i dagsläget handlar det om en minskning med 25 procent. Den här typen av frågor är ofta bra att behandla redan när personer anställs i företaget, så att alla är införstådda med vad som gäller.
En merkostnad för företaget
Bilar som bara är tänkta att användas i arbetet men som även används privat i stor utsträckning innebär ökade kostnader för ett företag och dess fordonspark i form av värdeminskning, slitage och ökad bränsleförbrukning. Genom att man får ett bättre underlag där informationen är saklig och korrekt kan man därmed spara pengar, inte minst när det kommer till bränslekostnaderna – givet att man använder sig av fossila drivmedel. Generellt brukar man räkna med att man kan minska sina fordonsrelaterade kostnader med mellan tio och femton procent genom att bara införa en körjournal. Tack vare god uppföljning går det att förändra dåliga beteenden. När du har koll på vem i personalen det är som har kört mest miljövänligt kan du använda den informationen på ett roligt och positivt sätt. Du kan exempelvis välja att dela ut ett pris till månadens förare – detta för att uppmana övriga på företaget att köra på samma sätt. Det vinner inte bara företaget på utan även miljön.
Hur kan privata resor undvikas?
Du vill förmodligen inte att dina anställda ska använda tjänstebilar privat. Just därför är det viktigt att ge information om vilka regler det är som gäller. Du måste även informera om vilka eventuella konsekvenser ett missbruk skulle kunna leda till. En bilpolicy på ett företag bör således innehålla en del som riktar sig direkt till personalen som kör bil. Där ska det finnas information från Skatteverket. Där bör också stå med tydliga räkneexempel som visar hur det fungerar med förmånsbeskattning. Det går även utmärkt att använda sig av digitala hjälpmedel. Dessa leder för det mesta till att förare känner ett större ansvar kring hur fordonen hanteras. Många av WorkMirrors kunder använder funktionen arbetsschema där körjournalen automatiskt sätter resor utanför arbetstiderna som privat. Där kan man både som arbetsgivare och som förare tydligt få koll på när en bil används utanför ordinarie arbetstid.
Sammanfattning
Det finns framför allt två stora skäl till att ha en bra hantering av privata resor. Dels har vi den svenska lagstiftningen kring dessa frågor som Skatteverket har ansvar för. Dels kan man hålla nere kostnaderna för sin fordonspark om man följer reglerna och arbetar löpande med uppföljning.