Att tänka på när du informerar dina anställda om företagets körjournaler
Elektroniska körjournaler blir allt vanligare och är något som förenklar vardagen för många företag i Sverige. Med hjälp av positioneringsteknik och smart programvara kan man spara både tid och pengar vilket gynnar verksamheten. Tekniken hjälper även företag att bevisa för Skatteverket att man uppfyller de krav som ställs på verksamheten enligt gällande lagstiftning.
Elektroniska körjournaler blir en allt vanligare syn på många arbetsplatser. De är ett bra verktyg för att kunna bevisa att man som anställd inte använder arbetsgivarens bil privat. Av skattetekniska skäl är det oerhört viktigt att kunna skilja på resor som genomförs privat och resor som sker å tjänstens vägnar.
Körjournal ett tydligt bevis
Skatteverket ser din körjournal som ett bevis för att allting har skett på ett korrekt sätt. Det blir ett underlag för staten att kunna granska verksamheten. Även om det inte finns något lagstadgat krav på att man som företag måste föra en körjournal är det i praktiken endast med hjälp av just en sådan som man kan bevisa att firmabilen inte har använts privat.
Som arbetsgivare måste man alltid göra en avvägning mellan företagets intresse av möjligheten att använda tekniken å ena sidan – och arbetstagarens intresse av att inte bevakas mer än vad som är nödvändigt å andra sidan.
Enligt reglerna från Skatteverket kan företagets bil endast användas för privata resor vid tio tillfällen och i max hundra mil under ett taxeringsår. Överskrider man dessa riktvärden med en bil som ägs av företaget riskerar man att bli förmånsbeskattad. Det är också viktigt att ha koll på det faktum att man som arbetstagare inte automatiskt har rätt att använda företagets bil privat. Det måste godkännas av arbetsgivaren först.
Slarv kan innebära en skattesmäll
Om det skulle bli tal om en skatterevision är det mycket möjligt att en elektronisk körjournal är det enda giltiga sättet på vilket man kan bevisa att bilen enbart använts å tjänstens vägnar, om man till exempel har kört den till och från hemmet. Om man slarvar med sin körjournal riskerar man i praktiken att åka på en skattesmäll.
Med hjälp av en elektronisk körjournal kan man enkelt få en uppskattning kring hur ofta bilen har använts privat, eller till och med se att den aldrig används utanför tjänsten överhuvudtaget. Som arbetsgivare innebär det i slutändan att man undviker kostsamma och obehagliga överraskningar.
Om det vid en skatterevision inte går att styrka exakt hur bilen blivit använd kan Skatteverket göra bedömningen att den endast använts privat. Därmed är det tal om en förmån som kommer att beskattas. Arbetstagaren straffas skattemässigt och det gör även arbetsgivaren som måste betala en arbetsgivaravgift på bil och drivmedel som ses som förmåner. En revision från Skatteverket kan dessutom sträcka sig sju år tillbaka i tiden, vilket är bra att ha i bakhuvudet.
Policy och personlig integritet
Slutligen är det viktigt att man som företag har en policy för hur man arbetar internt med elektroniska körjournaler. Det måste vara tydligt vem som har rättigheter att ta del av informationen som finns lagrad. Tänk även på att information som innehåller personuppgifter inte får lagras hur länge som helst. Generellt gäller tre månader om man inte har speciella skäl. Något som leverantören av den elektroniska körjournalen ska ha koll på.
Som anställd kan man inte hänvisa till sin personliga integritet och säga nej om arbetsgivaren har bestämt sig för att installera en elektronisk och digital körjournal i någon av företagets tjänstebilar. Här väger arbetsgivarens skyldighet att följa gällande regelverk tyngre enligt svensk lagstiftning. Detta innebär inte att man som arbetsgivare har rätt att kontrollera var anställda befinner sig genom att gå in i en digital körjournal. Det är bara tillåtet om man misstänker att en anställd missköter sitt arbete.